Система управления документами и бизнес-процессами DocsVision
Оглавление
Назначение системы
Система DocsVision - программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.
Деятельность современного предприятия сопровождается интенсивным обменом информацией как внутри него (между сотрудниками и подразделениями), так и снаружи (с заказчиками, поставщиками, партнерами). На всех этапах деловых процессов осуществляется получение входящей информации, обращение к нормативной, технической и справочной, её обработка, и, наконец, порождение новой информации и передача её на следующий этап. Информационное взаимодействие является критически важным в деятельности любого современного предприятия или организации. В его четкой организации кроется огромный резерв повышения эффективности предприятия в целом. На этом базируются организационные инициативы современных руководителей: от наведения элементарного порядка до применения современных методов процессного управления, управления знаниями, менеджмента качества, информационного менеджмента и соответствующих технологий.
В настоящее время на большинстве предприятий в основном решены вопросы, связанные с автоматизированной обработкой хорошо структурированных данных: бухгалтерский и складской учет, учет в продажах и на производстве, расчет зарплаты и пр. Соответствующие автоматизированные системы носят учетно-функциональный характер. Однако две важных области остаются вне традиционной сферы автоматизации: работа с документами и ход выполнения бизнес-процессов. Обе эти задачи связаны со слабоструктурированной информацией и требуют специальных подходов и технологий.
Документ является основным носителем деловой информации. Но «бумажные технологии» обработки документов уже давно не успевают за той скоростью и точностью, которой требуют современные бизнес-процессы, поэтому большая часть документов и информации для более эффективной работы переводится в электронную форму.
Бизнес-процессы составляют суть деятельности предприятия. Здесь важна правильная последовательность, качество и скорость выполнения операций, переходов с этапа на этап, контроль над их состоянием и показателями. Необходима также возможность быстрой перенастройки существующей схемы работы. Традиционные учетные системы этой задачи не решают.
Важно также, чтобы автоматизированные решения в области управления документами и бизнес-процессами были интегрированы с существующими учетными системами предприятия и другими компонентами корпоративной информационной системы.
Решения, построенные на базе DocsVision, позволяют эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Система оперирует хранящейся в ней информацией и взаимодействует с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов.
Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:
- Электронные архивы документов - для систематизированного хранения документов, используемых в работе предприятия, и обеспечения удобного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.;
- Делопроизводство - для документационного обеспечения управления, включающего документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий;
- Автоматизация бизнес-процессов - широкий класс задач, не ограничивающийся движением и обработкой документа, а включающий различные операции, выполняемые сотрудниками, и пошаговую автоматическую обработку данных. В ходе бизнес-процесса могут обрабатываться различные документы и происходить взаимодействие с внешними ИТ-системами. Как правило, автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.
Успешное внедрение решений по управлению документами и бизнес-процессами на базе DocsVision способствует повышению общей эффективности бизнеса и достижению предприятием таких результатов, как:
- упорядочение работы с документами, ускорение их поиска и исключение потерь;
- сокращение сроков выполнения бизнес-процессов, ускорение производственного цикла;
- уменьшение количества несоответствий, повышение качества;
- повышение удовлетворенности и лояльности потребителей;
- снижение простоев и непроизводительных расходов;
- рост производительности труда;
- улучшение исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников;
- повышение прозрачности и управляемости предприятия;
- усиление конкурентных позиций на рынке.
Место DocsVision в информационной системе предприятия
В настоящее время в современных корпоративных информационных системах успешно реализуются задачи, связанные с выполнением множества трудоемких операций по обработке хорошо структурированной информации в различных областях: финансовый учет, расчеты с поставщиками и покупателями, складской учет и т. д. То есть традиционно такие системы являются в своей основе функционально- и учетно-ориентированными. Это, безусловно, необходимо и важно, но не охватывает двух существенных аспектов реальной деятельности предприятий: работы со слабоструктурированной информацией и процессного характера деятельности.
При этом значительная (по некоторым оценкам - до 80%) часть информации, используемой в деятельности предприятий, является слабоструктурированной или неструктурированной. Основные носители такого типа информации - разнообразные текстовые, табличные и графические документы.
Важно также, что основными объектами управления на предприятии становятся не отдельные функции, а взаимосвязанные бизнес-процессы. На этом акцентируют внимание современные методики менеджмента, такие, как управление качеством и процессное управление.
Области управления документами и бизнес-процессами тесно связаны как с традиционными функционально-учетными системами, так и между собой, поскольку документы, наряду со структурированными данными, активно участвуют в бизнес-процессах предприятия, являются их движущей силой.
Система DocsVision ориентирована на работу с документами и бизнес-процессами предприятия, а также содержит механизмы интеграции с другими информационными системами. Таким образом, DocsVision дополняет и связывает традиционные компоненты корпоративных информационных систем, делая их более адекватными реальным потребностям деятельности предприятий.
Рис.1. Место системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision среди компонентов корпоративной информационной системы
Даже в рамках отдельных функциональных задач, таких как закупки, производство и другие, возникает потребность обработки документов и выполнения связанных операций, образующих бизнес-процесс. Кроме того, многие документы и бизнес-процессы являются сквозными, затрагивающими различные функциональные задачи: например, выполнение заявки клиента в позаказном производстве, включающее функции продажи, закупки, производства, работу склада и бухгалтерии.
Традиционные компоненты хорошо интегрированных корпоративных информационных систем интегрированы между собой по справочным и учетным данным, но обработка связанных с задачами документов и объединение всех операций в единый управляемый бизнес-процесс остается, как правило, за рамками таких систем. DocsVision восполняет этот пробел, предоставляя средства управления документами и бизнес-процессами, а также механизмы интеграции ИТ-систем.
Для объектов различных систем могут быть установлены ссылочные связи на соответствующие им документы, находящиеся в хранилище документов DocsVision. За счет этого пользователи могут получить оперативный доступ к необходимым документам и функциям работы с ними при выполнении учетных операций.
На стыке учетных задач с бизнес-процессами могут выполняться как ручные операции, так и шаги автоматической обработки с использованием механизма шлюзов. Механизм шлюзов, реализованный в подсистеме управления бизнес-процессами DocsVision, позволяет отслеживать изменения объектов других систем, передавать данные в соответствующий бизнес-процесс, а также модифицировать из бизнес-процесса объекты в этих системах.
Использование DocsVision позволяет, кроме реализации обособленных задач по работе с документами, теснее интегрировать компоненты информационной системы, связать функционально-учетные системы с обработкой документов и придать им динамику процессного управления.